Overheidsopdrachten voor innovatie

Doel

In de loop van 2015 werd onder impuls van het Departement EWI en onder de noemer “Overheidsopdrachten voor Innovatie” een initiatief uitgezet om meer innovatieaankopen door en voor de Vlaamse overheid te realiseren.

Het doel van Overheidsopdrachten voor Innovatie was tweeledig: de Vlaamse overheid haar koopkracht (en “aankoopmacht”) meer laten inzetten op innovatie om (1) de eigen werking en dienstverlening te optimaliseren (“beheersdoel”) en (2) innovatie en daaraan gekoppelde economische en maatschappelijke hefbomen in Vlaanderen te stimuleren (“beleidsdoel”).

Het initiatief Overheidsopdrachten voor Innovatie was specifiek gericht op overheidsaankopen van bestaande innovatie (lees: op de markt beschikbare innovatieve producten en diensten) met de Vlaamse overheid in de pioniersrol van “launching customer”, “early adopter” of “first buyer” van innovatie. Op die manier kon de Vlaamse overheid zich als grote investeerder en ook consument via haar aankoopinstrumentarium aan de innovatieve bedrijven in Vlaanderen aanbieden als belangrijke potentiële afnemer van innovatieve producten en diensten. Daarbij werd de innovatiescope niet beperkt tot productinnovatie: het kon bv. ook gaan om technologische innovatie, diensteninnovatie, procesinnovatie en sociale innovatie.

Initiatiefnemers

Het initiatief Overheidsopdrachten voor Innovatie werd vanuit het beleidsdomein EWI getrokken door het departement EWI en het (toenmalige) IWT, dat zelf ook al het – in hoofdzaak op nieuwe innovatie (lees: er moet nog een O&O-traject worden doorlopen) gerichte – instrument “Innovatief Aanbesteden”[DE1]  inzette. Om Overheidsopdrachten voor Innovatie over de gehele Vlaamse overheid uit te rollen en tegelijk ook de koppeling te maken met de belangrijkste innovatiestakeholders in Vlaanderen werd een gelijknamige werkgroep opgericht. In de werkgroep Overheidsopdrachten voor Innovatie waren de volgende organisaties vertegenwoordigd:

• het beleidsdomein Economie, Wetenschap en Innovatie (EWI): het departement en de (toenmalige) agentschappen IWT en Agentschap Ondernemen;
• het beleidsdomein Kanselarij en Bestuur (KB): het departement (de [toenmalige] clusters transversaal beleid [duurzame overheidsopdrachten] en Vlaamse justitie en regelgeving [PPS-kenniscentrum]) en Het Facilitair Bedrijf (HFB) (afdeling Aankoopcentrale en Overheidsopdrachten);
• het beleidsdomein Cultuur, Jeugd, Sport en Media (CJSM);
• het beleidsdomein Leefmilieu, Natuur en Energie (LNE);
• het beleidsdomein Mobiliteit en Openbare Werken (MOW);
• de Vlaamse Strategische Onderzoekscentra (SOC’s) iMinds, Vlaams Instituut voor Biotechnologie (VIB) en Vlaamse instelling voor technologisch onderzoek (VITO);
• het Vlaams Energiebedrijf (VEB).

Aanpak op korte termijn

Het initiatief Overheidsopdrachten voor Innovatie was op korte termijn vooral gericht op draagvlakverhoging, sensibilisering, mentaliteitswijziging (bij de aankopers en het [midden]management evenals de controle-instanties Inspectie van Financiën en Rekenhof – afstappen van de eerder conservatieve houding t.o.v. innovatie) en administratieve en procedurele aanpassingen “pro innovatie”. Een sleutelkanaal dat hiertoe werd benut, was het Voorzitterscollege. Eerst werd een algemene beleidsnota Overheidsopdrachten voor Innovatie besproken op (en goedgekeurd door) het Voorzitterscollege van 12 maart 2015. Deze nota, waarin het initiatief uitgebreid werd toegelicht, werd vervolgens via de managementcomités van de beleidsdomeinen uitgedragen naar alle beleidsdomeinen van de Vlaamse overheid en ook naar de belangrijke partijen in het (beslissings)proces van overheidsopdrachten, vooral de controle-instanties “ex ante” (Inspectie van Financiën) en “ex post” (Rekenhof). Zoals (vaak) bij de aankopers en/of het (midden)management kan/kon immers ook bij de controle-instanties een nogal conservatieve houding t.o.v. innovatie worden gedetecteerd die innovatieaankopen meer beknot dan de regelgeving zelf.

De algemene beleidsnota Overheidsopdrachten voor Innovatie aan het Voorzitterscollege van 12 maart 2015 is hieronder beschikbaar.

 Nota Overheidsopdrachten voor Innovatie (algemene beleidsnota) van 12 maart 2015

Startevenement Overheidsopdrachten voor Innovatie

Ter (verdere) bekendmaking en draagvlakverhoging werd op 3 juli 2015 in het Vlaams Parlement het startevenement Overheidsopdrachten voor Innovatie georganiseerd. Het evenement was specifiek gericht op de stakeholders van de Vlaamse overheid: het administratieve niveau (het [midden]management en de aankopers), het politieke niveau (de bevoegde ministers) en de controle-instanties (de Inspectie van Financiën en het Rekenhof) met als centrale doel/thema draagvlakverhoging om meer innovatiegerichte aankopen bij en door de Vlaamse overheid te bewerkstelligen.

Eerst werden enkele generieke presentaties gegeven:

• algemene situering van Overheidsopdrachten voor Innovatie en doel van het startevenement;
• algemeen (begrippen)kader: “innovatievriendelijk aankopen” (= aankopers aanmoedigen om ruimte te laten voor innovatie in hun aankoopproces, dus inspelen op de procedures en de mentaliteit), “Public Procurement of Innovation (PPI)” (= aankopen van innovatieve producten en diensten die al beschikbaar zijn op de markt maar nieuw zijn voor de aankoper zelf) en “Pre-Commercial Procurement (PCP)” (= aankopen van O&O gericht op de ontwikkeling van innovatieve producten en diensten die nog niet beschikbaar zijn op de markt en nieuw zijn voor de aankoper zelf);
• aanbodzijde: drempels en hinderpalen voor bedrijven om innovatieve producten en diensten te verkopen aan de overheid;
• vraagzijde: de regelgeving rond overheidsopdrachten in relatie tot innovatie.
• Vervolgens kwamen een aantal specifieke praktijkvoorbeelden (“best cases”) van innovatieaankopen door de (Vlaamse) overheid in de verschillende gradaties (innovatievriendelijk aankopen, PPI en PCP) aan bod.

Het programma en de presentaties van het startevenement Overheidsopdrachten voor Innovatie van 3 juli 2015 zijn hier beschikbaar.

Charter Overheidsopdrachten voor Innovatie en “3%-norm”

Ter gelegenheid van het startevenement Overheidsopdrachten voor Innovatie op 3 juli 2015 werd een charter ondertekend waarin de ondertekenaars zich engageren om meer innovatieaankopen te realiseren, hun aankoopinstrumentarium hierop af te stemmen en hiervoor ook de nodige personele en financiële middelen te voorzien.

Deze engagementen werden/worden uitgedrukt in termen van de “3%-norm”, wat in grote lijnen wil zeggen dat de deelnemers aan het initiatief Overheidsopdrachten voor Innovatie, in eerste instantie en in het bijzonder de ondertekenaars van het charter, inspanningen willen leveren om minimaal 3% van hun aankoopbudgetten in te zetten voor innovatieaankopen. De “3%-norm” (op welke entiteiten is de “norm” van toepassing? Wat wordt beschouwd als “aankoopbudgetten”? Wat wordt beschouwd als “innovatie[aankopen]”?) werd verder uitgewerkt in een specifieke nota die werd besproken op (en goedgekeurd door) het Voorzitterscollege van 10 september 2015.

Het charter en de specifieke nota Overheidsopdrachten voor Innovatie – “3%-norm” aan het Voorzitterscollege van 10 september 2015 zijn hieronder beschikbaar.

 Charter Overheidsopdrachten voor Innovatie van 3 juli 2015

 Nota Overheidsopdrachten voor Innovatie (specifieke nota "3%-norm" van 10 september 2015

Aanpak op lange(re) termijn

Om mee invulling te geven aan het behalen van de “3%-norm” werd in het kader van het initiatief Overheidsopdrachten voor Innovatie op lange(re) termijn continue begeleiding en (financiële) ondersteuning van de (Vlaamse) overheidsaankopers vooropgesteld om daadwerkelijk (meer) innovatie aan te kopen. Meer specifiek werd ook gedacht aan de organisatie op regelmatige basis van evenementen zoals thematische “meet & greets” waarop overheidsaankopers (“de vraag”) en innovatieve marktspelers (“het aanbod”) elkaar beter kunnen leren kennen en er ook al stappen in de richting van concrete innovatieaankopen door de overheid kunnen worden genomen.

Tot dergelijke (begeleidende en ondersteunende) maatregelen en evenementen is het onder de noemer “Overheidsopdrachten voor Innovatie” nog niet gekomen. Dit wordt (verder) opgepikt in het kader van het programma Innovatieve Overheidsopdrachten waarin het initiatief Overheidsopdrachten voor Innovatie (m.i.v. de “3%-norm”) samen met het instrument Innovatief Aanbesteden werd/wordt geïntegreerd.