Begrippenkader

Advies

De hulp die het PIO-team biedt bij het aankopen van innovatieve oplossingen. Deze hulp kan de vorm aannemen van informatie en tips om bij het doorlopen van het aankoopproces voldoende ruimte te creëren voor innovatieve oplossingen. De beschrijving van de functionele vereisten, de keuze van criteria, enz. zijn mogelijke hefbomen tot innovatie.  

Begeleiding

Het actief partnerschap dat het PIO-team biedt aan aanbestedende overheden uit de publieke sector in Vlaanderen. Deze begeleiding bestaat uit de inzet van menskracht en expertise van het PIO-team aangevuld met extra expertise, al dan niet extern ingehuurd, volgens de noden van het specifieke project.

Hermesfonds

Het Fonds voor het Flankerend Economisch en Innovatiebeleid is een begrotingsfonds verbonden met het Agentschap voor Innoveren en Ondernemen van de Vlaamse overheid (VLAIO). De financiële middelen van het Hermesfonds worden aangewend in het kader van het economisch en innovatiebeleid van de Vlaamse Regering. De Vlaamse Regering bepaalt de werking en het beheer van het Hermesfonds.

Innovatie

Innovatie is het creëren van toegevoegde waarde door vernieuwende ideeën of ideeën voor verbetering te implementeren. De toegevoegde waarde kan zowel maatschappelijk als economisch zijn.

Innovatie kan zich richten op nieuwe processen, nieuwe producten en diensten of een nieuwe werkwijze of organisatievorm. Uit de praktijk blijkt dat het succesvol introduceren van een nieuw product of een nieuwe dienst, vaak een nieuwe organisatievorm of een nieuwe werkwijze met zich meebrengt.

Innovatiestrategie

Innovatie vereist organisatie en management. Er bestaat immers geen gegarandeerde formule voor succes en innovatie is per definitie risicovol. In een innovatiestrategie leg je als bedrijf, organisatie of overheid vast waarin je in de toekomst nieuw en vernieuwend wil zijn, en op welke wijze je dat wil bereiken.

De innovatiestrategie is ondergeschikt aan de algemene bedrijfs-, organisatiestrategie: een reeks van fundamentele keuzes en opties waarmee het management de toekomst van een bedrijf, organisatie tracht veilig te stellen

Maatschappelijke uitdaging

Een maatschappelijke uitdaging is een collectieve behoefte waarin de vrije markt onvoldoende of niet voorziet. Hier heeft de overheid een rol te spelen, soms door het helpen creëren van een markt, soms op een andere wijze.

De Visienota Vlaanderen 2050 identificeert volgende maatschappelijke uitdagingen:

• Kennisontwikkeling als drijvende kracht
• Slimme omgang met materialen
• Efficiënt gebruik van hernieuwbare energie
• Een robuust watersysteem
• Een duurzame voedselketen
• Een vlot en veilig mobiliteitssysteem
• Wonen in een aantrekkelijke samenleving
• Toegankelijke en hoogwaardige zorg
• Een wendbare overheid

Deze maatschappelijke uitdagingen hebben gemeen dat het gaat om omvangrijke toekomstige opdrachten waarvoor kennisontwikkeling en innovatie onontbeerlijk zijn.

Marktconsultatie

Een marktconsultatie is een, door een aanbestedende dienst, georganiseerde informatie-uitwisseling met belanghebbende partijen over een voorgenomen aanbesteding. Ondernemers zijn als potentiele leverancier belanghebbende partijen, maar ook burgers (als afnemer van bepaalde diensten) en belangenorganisaties kunnen worden uitgenodigd. Aan de hand van de opgedane informatie en inzichten stelt de aanbestedende dienst de haalbaarheid en de randvoorwaarden van de opdracht vast. Dit kunnen zeer concrete vragen zijn: welke selectie- of gunningscriteria zou ik moeten toepassen, en welke gewichten moet ik verbinden aan de gunningscriteria? Maar het kan ook – veel breder – gaan over het inzicht krijgen in of zicht krijgen op mogelijke oplossingen voor een probleem. Ook kan de markt om ideeën gevraagd worden, uitgedaagd worden om met eigen oplossingen te komen.

De consultatie vindt plaats in een fase waarin de feedback van de markt nog verwerkt kan worden in de opdrachtspecificatie (of de besluitvorming over de aanbesteding van een opdracht) en de aanbestedingsstrategie. Een marktconsultatie kan zowel gericht zijn op de inhoud, het proces als op de markt. Ze kan zowel eenzijdig als tweezijdig worden uitgevoerd. Bij een eenzijdige consultatie wordt er – zonder inhoudelijk in te gaan op de toekomstig aan te besteden behoefte – informatie bij marktpartijen ingewonnen over product markt roadmap, et cetera. Bij een tweezijdige marktconsultatie worden gevormde ideeën getoetst bij de marktpartijen. Die geven daar een reactie op.

Marktverkenning

Bij het aankopen van innovatieve oplossingen is het belangrijk om te weten wat de markt kan bieden. Een marktverkenning is een manier om dit te ontdekken. Een marktverkenning voer je uit tijdens de voorbereiding op een mogelijke inkoop. Je kunt met een marktverkenning verschillende vragen beantwoorden: Is de oplossing die we zoeken al te koop? Of moet die nog ontwikkeld worden? Wat zijn (in grote lijnen) de beschikbare oplossingen? Wie zijn de aanbieders en hoe hoog liggen de bijbehorende prijzen? Is er een combinatie van bestaande oplossingen te maken? Wat zijn volgens de aanbieders de voor- en nadelen van de aangeboden oplossingen? Lijkt het aankopen van een innovatie aantrekkelijk of kunnen we beter voor een gangbare oplossing kiezen?

Een marktverkenning kan via

• Desk research: door bestaande marktverkenningen door te nemen, kennisbronnen te verkennen, te praten met ervaringsdeskundigen, gespecialiseerde zoekmachines te  raadplegen, websites van sectororganisaties te bezoeken, vakbladen of wetenschappelijke tijdschriften te lezen en het Octrooibureau te raadplegen.
• Field research: niet alles is van achter een bureau te ontdekken. Goede informatiebronnen buiten de deur zijn beurzen, gesprekken met huidige leveranciers, of met andere experts die de markt goed kennen, zoals andere aankopers binnen de overheid. Grote leveranciers organiseren soms ook innovatiedagen, waarop zij laten zien met welke innovaties zij bezig zijn. Ook overleg met onderzoeks- of kennisinstellingen kan nuttig zijn. Zij zijn doorgaans goed op de hoogte van de innovaties in hun vakgebied.
• Gesprekken met marktpartijen: Tijdens deze gesprekken ben je in principe vrij, zolang je de algemene beginselen van de Wet op de Overheidsopdrachten respecteert. Openheid, eerlijkheid en transparantie zijn belangrijk. Alle informatie die je met marktpartijen deelt in de gesprekken moet uiteindelijk openbaar gemaakt worden in een vooraankondiging of in de uiteindelijke aanbesteding. Dit geldt niet voor de informatie die je van de marktpartijen ontvangt. Die moet doorgaans confidentieel blijven.

Onderzoek en Ontwikkeling

O&O is een term die betrekking heeft op drie activiteiten: fundamenteel onderzoek, toegepast onderzoek en/of experimentele ontwikkeling.

Fundamenteel onderzoek is experimenteel of theoretisch werk dat in de eerste plaats verricht wordt om nieuwe kennis te vergaren van de grondslagen waarop verschijnselen en waarneembare feiten gebaseerd zijn, zonder dat een speciale toepassing of een speciaal gebruik wordt beoogd.

Toegepast onderzoek is eveneens oorspronkelijk onderzoek dat verricht wordt om nieuwe kennis te verkrijgen. Het is echter in de eerste plaats gericht op een specifiek of praktisch doel.

Experimentele ontwikkeling is systematisch werk, dat gebruikmaakt van bestaande kennis verkregen uit onderzoek en/of praktische ervaring, en gericht is op het produceren van nieuwe materialen, producten of instrumenten, of op het installeren van nieuwe processen, systemen en diensten, of op het wezenlijk verbeteren van datgene dat al geproduceerd of geïnstalleerd werd.

Aankoop van O&O situeert zich in het toegepast onderzoek en de experimentele ontwikkeling.

(FRASCATI Handboek OESO)

Opdrachtdocument

De documenten die op de overheidsopdracht toepasselijk zijn, met inbegrip van alle aanvullende en andere documenten waarnaar wordt verwezen. In voorkomend geval omvatten ze de aankondiging van de opdracht, de selectieleidraad, het bestek dat de bijzondere bepalingen bevat die op de opdracht van toepassing zijn en de door de partijen ondertekende overeenkomst. 

PCP: Precommercieel aankopen

PCP staat voor 'Pre-Commercial Procurement'. Precommercieel aankopen betreft de aankoop van onderzoeks- en ontwikkelingsdiensten (O&O-diensten).

De aan te kopen O&O-diensten zijn toepassingsgericht. Het kan gaan om het uitdenken van concrete innovatieve oplossingen en haalbaarheidsstudies, het ontwikkelen en testen van prototypes en mogelijks de ontwikkeling van een beperkte serie van producten of diensten voor testdoeleinden.

Uitgesloten zijn commerciële activiteiten zoals volume-productie, maatwerk en routinematige verbeteringen van bestaande producten of diensten.

Kenmerkend is dat de aankopende overheid en de uitvoerende onderneming(en) zowel de kosten als de resultaten (de intellectuele eigendom) van de O&O delen. Tenzij anders bedongen, krijgt de onderneming de intellectuele eigendom, terwijl de aankopende overheid gebruiks- en/of licentierechten bekomt.

Op voorwaarde dat het aankoopproces maximale competitie, transparantie, billijkheid  en prijszetting aan marktvoorwaarden garandeert, valt de aankoop van O&O buiten de Wet op de Overheidsopdrachten.

PIO

Het Programma Innovatieve Overheidsopdrachten geeft sinds oktober 2016 gestalte aan het N-project 'innovatie voor een toekomstgericht transversaal beleid' dat in maart 2016 werd gelanceerd (VR 2016 2503 DOC.0298 en VR 2016 1706 DOC.0642).

PIO-team

De medewerkers in het departement Economie, Wetenschap en Innovatie (EWI) die uitvoering geven aan het Programma Innovatieve Overheidsopdrachten.

PPI: Overheidsopdracht voor innovatieve oplossing

PPI-plus: Overheidsopdracht voor innovatieve oplossing na validatie

Bij overheidsopdrachten voor innovatie koopt de aanbestedende overheid innovatieve oplossingen aan.

We spreken van innovatieve oplossingen wanneer de producten of diensten wel al (geheel of gedeeltelijk) ontwikkeld zijn, maar nog niet wijd verspreid zijn (< 20% marktaandeel).

Een overheidsopdracht voor innovatie kan volgen op een precommercieel aankooptraject. Er wordt dan overgegaan tot de aankoop van de in de O&O-fase ontwikkelde innovatieve oplossing. De aankoop van de ontwikkelde innovatieve oplossing betreft echter een afzonderlijke, nieuwe procedure. Het is ook mogelijk dat de leverancier van de innovatieve oplossing in de PPI niet de ondernemer is die betrokken was bij het PCP-project. Aan een overheidsopdracht voor innovatie kan een validatiefase gekoppeld worden.

Publieke sector in Vlaanderen

De publieke sector in Vlaanderen is samengesteld uit de Vlaamse overheid, de Vlaamse steden, gemeenten en provincies en alle overige organisaties met rechtspersoonlijkheid die voorzien in behoeften van algemeen belang, die afhangen van het Vlaams Gewest, van de Vlaamse Gemeenschap of van Vlaamse steden, gemeenten en provincies èn die  ressorteren onder de Wet op de Overheidsopdrachten.

Validatiefase

In een validatiefase gaat men na hoe nieuwe producten of systemen werken in de praktijkomgeving en voldoen aan de afgesproken vereisten. Het kan hier gaan om de werkelijke praktijkomgeving of om een proeftuin die de praktijkomgeving zo sterk mogelijk benadert.

VLAIO

Het Agentschap Innoveren en Ondernemen is het agentschap van de Vlaamse overheid dat innovatie en ondernemerschap stimuleert. Hierbij ligt de focus onder meer op het financieel ondersteunen van ondernemingen via subsidies.